Archi­vie­rungs­pflicht – so bewah­ren Sie Ihre Doku­men­te rechts­si­cher auf

Schon vor der Digi­ta­li­sie­rung waren Unter­neh­men dazu ver­pflich­tet, rele­van­te Unter­la­gen auf­zu­be­wah­ren. Egal ob beim Jah­res­ab­schluss oder einer Steu­er­prü­fung, Fir­men müs­sen ihre Geschäfts­un­ter­la­gen offen­le­gen kön­nen. Aus die­sem Grund wur­den die Bele­ge in Ord­nern abge­legt und jah­re­lang aufbewahrt.

Inzwi­schen fin­det ein gro­ßer Teil des Schrift­ver­kehrs in digi­ta­ler Form statt – egal ob es um die Unter­brei­tung von Ange­bo­ten, die Auf­trags­er­tei­lung, die Rech­nungs­stel­lung oder sons­ti­gen geschäfts­re­le­van­ten Aus­tausch geht. Das ist nicht nur unkom­pli­zier­ter und schnel­ler, son­dern auch gut nach­ver­folg­bar und spart viel Papier.

Wie ihre Vor­gän­ger in Papier­form müs­sen auch die­se Doku­men­te sicher auf­be­wahrt wer­den. Die Pflicht zur Archi­vie­rung ist den GoBD (Grund­sät­ze zur ord­nungs­ge­mä­ßen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff) gesetz­lich gere­gelt. Wer sich nicht dar­an hält, ris­kiert hohe Buß­gel­der. Und trotz­dem wird das The­ma Beleg­ar­chi­vie­rung in vie­len Fir­men immer noch ver­nach­läs­sigt. Die Ein­füh­rung einer Archi­vie­rungs­soft­ware ist schnell und unkom­pli­ziert abge­wi­ckelt. Wir möch­ten Sie infor­mie­ren, was Sie beach­ten müs­sen und wel­che Vor­tei­le eine ent­spre­chen­de Soft­ware­lö­sung bietet.

Die­se Bele­ge müs­sen laut GoBD archi­viert werden

Als Faust­re­gel gilt: alle Bele­ge und Doku­men­te, sowie jeg­li­cher Schrift­ver­kehr, die Geschäfts- oder Steu­er­rele­van­tes beinhal­ten, müs­sen im Ori­gi­nal auf­be­wahrt wer­den. Dabei bezie­hen sich die GoBD nicht nur auf aus­ge­hen­de, son­dern auch auf ein­ge­hen­de Bele­ge. Hier­zu zäh­len bei­spiels­wei­se Ange­bo­te, Auf­trä­ge und Rech­nun­gen, aber auch Lie­fer­schei­ne, Quit­tun­gen und Ver­trä­ge. Doku­men­te in Papier­form dür­fen als Scan abge­legt wer­den, eine ein­ge­hen­de PDF-Datei muss auch als sol­che archi­viert werden.

So kön­nen Ihre Bele­ge rechts­si­cher archi­viert werden

Für Deutsch­land gilt: eine Siche­rung auf einer exter­nen Fest­plat­te, die Spei­che­rung in Ihrer E‑Mail-Soft­ware oder als Back­up reicht nicht aus. Mit einer ent­spre­chen­den Archi­vie­rungs­soft­ware sind Sie also auf der siche­ren Sei­te! Die­se wird ergän­zend zu Ihrem bereits bestehen­den E‑Mail-Sys­tem ein­ge­setzt. Dabei kann der Admi­nis­tra­tor selbst ent­schei­den, wel­che E‑Mails zu wel­chem Zeit­punkt archi­viert wer­den und ob die­se nach der Abla­ge aus dem Post­fach gelöscht wer­den sol­len. Die Archi­vie­rung Ihrer Doku­men­te läuft also ganz von selbst. Vie­le Anbie­ter punk­ten zusätz­lich mit der Mög­lich­keit zur Ein­rich­tung von Genehmigungsworkflows.

Dar­über hin­aus sind Archi­vie­rungs­sys­te­me rechts­si­cher und ent­spre­chen allen Vor­ga­ben der GoBD. Ein wich­ti­ger Grund­satz für die Auf­be­wah­rungs­pflicht von Doku­men­ten ist deren Unver­än­der­bar­keit. Wäh­rend der Archi­vie­rungs­frist von sechs bzw. zehn Jah­ren (je nach Doku­ment­art) dür­fen die Doku­men­te weder gelöscht noch ver­än­dert wer­den, um als revi­si­ons­si­cher zu gel­ten. Ein wei­ter Vor­teil: ver­lo­ren­ge­gan­ge­ne E‑Mails kön­nen schnell wie­der her­ge­stellt werden.

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